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洪威雷:当代国际应用文现状及其发展趋势
【时间:2012/7/25 】 【来源:《秘书》1996年第1期 】 【作者: 洪威雷】 【已经浏览3544 次】

    当我们考察、审视当今世界写作学发展的现状时,便惊奇地发现应用文写作的发展格外引人注目。同以往的应用文写作相比,无论就其写作机构、研究范围、写作程序,或就其传播方式和发展趋势,诸多方面都有新的突破和发展。这里根据联合国及其国际组织机构,以及美国、德国、法国、英国有关应用文写作发展的现状趋势,作些简要的介绍、说明、分析。

    一、秘书机构成为“制造”应用文的基地

    应用文是管理公务、政务和日常生活交往的一种重要手段,是机关工作须臾不可离开的特殊工具。运用这一特殊工具的人,或者说依靠这工具谋生的人,绝大多数是秘书。因此,秘书机构就理所当然地成为“制造”应用文的基地。

    联合国所设的秘书处是其行政机构。这一机构规模之大、权力之重、人员之多是目前世界上唯一的。秘书处有来自各国的工作人员7000多名。秘书长由安理会推荐、联合国大会任命,是联合国的行政首长。其任务除向联合国大会提出联合国活动的年度报告和把认为威胁国际和平与安全的问题请安理会注意外,主要的工作是执行大会、安理会委托的任务而起草、印刷大量的应用文。

    一些常设国际组织大多数亦设有秘书机构,无论是北大西洋公约组织,还是非洲统一组织等均设有秘书处。其管理面极宽,它下设政治、法律、经济、社会、文教、出版和新闻、礼宾等部门,各种各类公文均由秘书处书写。

    美国的秘书机构与应用文

    美国的秘书机构是世界各国最多、最完备的,这与他们讲究工作效率和效益极为相关。在美国从事应用写作的秘书普遍受到社会和人们的尊重,这是有其历史和现实原因的。

    1942年成立的美国全国秘书协会,发展到今天已成为一个“国际职业秘书协会”,全世界有30多个国家和地区参加。该协会简称为“PSI”,是当今世界有名的跨国性的秘书组织,总部设在美国密苏里州开普斯城。该秘书组织除了创办具有普及、提高作用的《秘书》、《秘书工作范例》、《职业秘书道德准则》等期刊外,还定期——每年7月召开国际秘书会议,其内容除了请专家、名人作报告外,还有专题讨论、专家讨论等等。尤其是国际秘书协会每年举行一次“特许职业秘书考试”,其影响之大具有世界性:①它在全球设有250个考场,同时进行考试。②报考条件极为严格。一是有大学本科学位的人必须有一年工作实践且表现要好才能报考。二是大学生必须具有6年的大学学龄和秘书工龄才能报考。三是高中毕业生必须有6年以上的从事秘书工作的工龄才能报考。③考试科目有法学、秘书技能、秘书会计、人际学、管理学、行为科学、办公室秘书工作、实用文体写作等10余门课程。④考试时间连续12个小时。⑤合格者获得“特许职业秘书”资格(简称为CPS)。在西方国家,获得了此种资格就能找到一份好的工作。在美国,大大小小秘书都希望获得这种资格。

    国际职业秘书协会还将每年4月最后一个工作周的星期三定为秘书节日,举行庆祝活动。1989年的秘书节,美国总统布什、加拿大总理等世界要人专门写贺信祝贺,肯定和赞扬秘书工作。这对从事秘书工作的人员以极大的鼓舞,对秘书工作是一个极大的促进。这在客观上对应用文的写作发展也是一个极大的促进。

    在美国还有专门的秘书学校。就是大学生毕业后想找份秘书工作,也要到秘书学校进修有关课程,其中必修课——应用文写作,其上课时数、学分数均高出其它课程。

    在美国,各类不同类别、性质的组织机构都需要秘书来帮助开展工作,有些高级秘书还代替行政长官主持工作。秘书和秘书工作在美国大体上可以分为三类:一是指派性工作,二是日常性工作,三是独创性工作。无论是哪一种类的秘书工作,应用文写作占有较大的比重。

    德国秘书与应用文

    作为第二次世界大战战败国的德国,从枯萎凋零到复苏再到今天令人瞩目的崛起,除了日耳曼人的能干肯干外,还与他们通过应用文这一书面文字形式来加强行政管理,以提高工作效率、增进社会效益有极大的关系。

    在德国,应用文的写作与秘书是不可分离的。如国务秘书其主要职责是负责各种行政应用文起草前的提议和起草后的审定、把关。在德国的国务秘书有几种类型。一是总理府设有一名国务秘书,由总理直接领导。二是议会设一名国务秘书,负责议会与政府之间的联系,而这种联系主要是各种应用文内容的协商、协调和文件交换等等。需要说明的是,议会中的国务秘书必须是议会中的正式议员,他随时可以被委任为代理部长,并有权代表部长出席内阁会议。这两类秘书可以称之为高级秘书,是政府高级官员的组成部分,其人数虽不多,但能量极大。对于总理或部长而言,他们是助手、参谋;对下级单位而言,他们又是指挥者、领导者。他们虽然很少亲自动笔起草公文等应用文,但政府或部级作出的决定、决议等应用文,又必须经过他们审定、认可后才能上报、批准、印发。就企业事业而言,每一个单位的经理或董事长都配有专职秘书,他们绝大多数是通过学历、年龄、工作实践年限的考核和专业知识、应用文写作的考试之后才被择优聘任的。他们的主要工作除了合理安排经理、董事长的工作外,大量的中短期工作计划、领导人的报告提纲、内容复杂的信函起草、书写,同本单位商号合作的企业的咨询和合同的起草、签订,增减人员、开支等方面的决定、组织技术革新的提案、有关公司对于某方面的信息报告等应用文也均由他们承担。

    如企事业单位考试录用秘书,其考试内容有一个较为固定的应用文体——书信书写技能。试题是给大致的内容和要求,评分要求却有8条之多:①业务叙述方面是否清楚明白、一目了然。②全信内容是否扼要、简短、准确。③书信分段是否合乎逻辑。④是否友好、礼貌。⑤语言是否规范。⑥有无虚假表示。⑦与对方身份、地位的对应言辞是否妥当。⑧字体是否端正。由此可知,一是在德国当秘书不易,二是对应用文写作的要求极为严格,三是行政管理工作不仅科学而且高效率。正因为这样,德国的经济发展和科学技术的突飞猛进重又引起世人的注目。

    英国、法国秘书机构与应用文

    按英国牛津字典解释,秘书分为三种:一是国家秘书,负责政府机关的政务工作。名为秘书,实为部长。其名称为Minister(部长或大臣),但也称之为Secretary(秘书)。大政方针的制定由他们议论、提出,他们与内阁共进退。二是高级秘书,其职责为负责会议记录、整理和起草文件等事项。不以盈利为目的的社会团体秘书是尽义务的,没有报酬。三是私人秘书,如公司、办事处、企业中的秘书,整理记录、处理通讯,起草和打印日常工作应用文等。英国秘书中的高级秘书,他们的职业与国家秘书不同,是非政治性的,不因内阁的进退而进退,可以说是较为稳定的职业秘书,因而应用文写作最为熟练。

    在英国,内阁办公厅以及议会下院的各办事机构都设有秘书机构,主要是起草决议等应用文稿和安排议事日程。

    法国与英国有所不同,其内阁办公室和各部的秘书组织机构必须是知晓所提出的政策可能引起一切技术上、政治上和社会上后果的主要领域的专家所组成。这与秘书的工作性质完全不同。但法国的秘书机构比较健全。总统除有私人秘书外,还设有总秘书处。总秘书处的成员必须有较高的才能,有时要以惊人的速度用书面形式准确无误地为总统提供所需要的论点、数据、事实等文件。总统的一切决定都委任秘书处发出,使其成为总统发言人。另一方面,在总统与各部门之间起桥梁作用。总理府也设有总秘书处,主要负责内阁会议、部级委员会文件,包括起草命令、报告、法律草案等。秘书长可以参加内阁会议。各部长的秘书实际上是私人秘书,只对部长个人负责,因而与部长共荣辱、共进退。总理府的秘书则不随部长更迭,因而这种秘书的应用文写得较为漂亮。

    二、国际应用文发展的五大趋势

    当今世界各国文化不同,政治体制不同,因而应用文所展示出的时代特征和发展趋势既复杂又广泛,很难用有限的文字把它表述得清楚。这里,就其主要特征和发展趋势归纳为下述几个方面。

    (一)专业化和知识化趋势

    在世界上最发达的西方七国,专门化、专业化或社会化分工已被人们认为是当今时代的特征。由于社会生产力和工作效率的提高,专门化、专业化不仅在工业、农业、军事、财政等方面出现,而且进入了应用文写作这一领域。可以说,在政府各个机关中的每一位应用文写作者,就是某一方面的专家。从事行政、人事、外交、军事、法律、教育、经济、企业等应用文撰写者,从某种意义上讲,就是这一部门的专家。如从事法律事务应用写作的人,在美国就有10多万。他们无论是做速记,还是书写状子(如起诉书、申诉书、答辩书、上诉状等),不仅在文体上书写熟练,而且懂得法律,熟悉法律条文。从事法律应用文写作者,需要经过严格的考试。考试课目有法律应用文书写和各种刑法知识等10多门。正因为这样,美国不少从事法律应用文写作的人一跃升为律师,就是引为自豪的事。

    值得注意的是,在各部门从事应用文写作的人,一般都具备这一部门所要求的知识。具体说来,要求大学毕业并在高等学校专门受过业务培训。除了能熟练书写这一部门常用的应用文外,还要求懂得这一部门的专业知识和工作性质。

    (二)高效率和快节奏趋势

    由工业社会向信息化社会过渡,其步伐是快节奏步伐。这种快节奏导致应用文写作和交往的频繁。一般而言,效率与效果是相互联系的。效果指的是产生一定的期望结果,而效率则意味着以最小的努力、花费产生期望的结果。效果、效率、效益是三个紧密联系在一起的词语,在实际工作、生活中,有效果而无效率,那么其代价就大,效果也就差。在世界性的竞争日益激烈的时代,从事应用写作要求精炼、高效化。据说在美国,一位董事长规定秘书某日某时之前交来市场分析报告,这位秘书慢交了10分钟,当时借口说:‘我的表走得慢了。”而董事长则说:‘要么你换一只表,要么我换一个秘书!”从这一事例可知,在一个竞争十分激烈的社会里,各项工作都追求效益,故极为讲究效率。对于应用文写作来说,更是这样。一个大公司的决定提前一天甚至是一小时发出去,有可能产生几十万、几干万的效益。至于私人企业秘书,往往全周不停地工作,没有正规节假日,一切服从企业效益,听从雇主安排。高效率要求快节奏,快节奏增加了高效益。

    (三)高技术化和形式规范化的趋势

    在信息流量不断上涨而出现的‘信息过载’的现代化社会中,应用文靠手写的传统方式已不适应社会发展的需求。从应用文写作程序上看,以往那种靠组织人员收集材料、领导部门讨论研究、文秘人员形成文字的方式,已被当今高技术化设备所代替。今日世界,美国、德国、日本的信息设备较为发达。尤其是美国,已经建立了健全的信息网络。一个部门或公司领导人如果进行投资或开发事业,无论是事前计划的评佑、预算所需要的资料,还是用以检查和研究计划是否可行,一般通过已联网的电子计算机、电脑等现代化的信息设备收集和处理,即快又准确。

    由此,应用写作者必须懂得并会使用电脑、计算机,根据本部门常用的应用文体将其格式和主题词事先输入其中,一旦有决定、报告要写,便可根据具体事由很快在电脑上完成所需应用文体的写作。这不仅符合应用文的规范化,而且把速度提高到了难以想象的惊人程度。尤其是其传播速度之快,是孙悟空一个筋斗十万八千里也难以相比的。1995年6月9日《服务导报》载文,介绍了北京大学力学系几位学生成功地利用电脑互联网,为清华大学21岁的女生朱令所患的奇怪病症进行全球医学专家远程会诊。4小时后求救信传遍美国,两周后传遍世界。10多天里收到一干多封电子邮件,我国医疗界无法确诊的病因被找到,这位学生的病情很快被控制,并有好转。试想,如果用传统的方式写作,寄发此封求助信,朱令同学可能早就不在人世了。

    (四)社会化、民众化的趋势

    我们这里所说的社会化和民众化趋势,主要表现为社会大众对应用文写作的参与和使用的参与。美国著名未来学专家约翰·奈斯比特在他那本风行全球的《大趋势——改变我们生活的十个新方法》一书中指出:从工业社会向信息社会过渡中,有五件“最重要”的事情应该记住,而其中的一件就是:在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能。这里所说的‘读写技能”,首先就是足以应付日常工作和生活所需要的写作能力,也就是应用文写作能力。这就明确地指出,随着信息社会的到来,人人都需要学会应用写作,否则就难以“应付”日常工作和生活的需要。事实上,应用文在美国已走向各行各业,走向社会。一名大学毕业生或博士毕业生谋职,在考查其能力之中,必定要考查应用文写作能力。试用期间,要书写大量的应用文。美国的高等教育无论是文科还是理工科,大多开有应用写作课。据我们收集到的资料统计,美国有123个专业开设应用写作课,有26所大学和研究所招收应用写作的硕士研究生、博士研究生。除了高等院校传授应用文知识、训练应用文写作能力外,社会上还开办了各类不同层次的专业应用文写作业余学校。一些公司不仅聘任法律顾问,而且还聘任应用写作顾问。可以说,应用文写作渗透到美国社会各个行业,走向普及——社会化、民众化。正因为如此,我国教育家叶圣陶先生很有见地地指出:“大学生不一定要能写小说、诗歌,但一定要能写工作和生活中实用的文章,而且非写得既通顺又扎实不可。”

    (五)积极参与和干预社会生活的趋势

    应用文尤其是具有法律效用的应用文的直接作用,体现在行政领导和工作指导、规范社会的行动方向和人们的行为准则,这本身就是在参与、干预社会生活。然而对于应用文的撰写者来说,西方发达国家与我国有着较大的区别。在我国尤其是行政性的应用文写作,基本上是一种从属性和遵命性的劳动。而世界上发达国家则是将从属性、遵命性与创造性、介入性结合起来,积极地参与和干预社会生活。这种区别大抵与东西方的不同文化背景有关。无论是西方的萨特、弗洛伊德、尼采,还是杜威、马尔库塞,他们学说的核心只有一个,那就是“行动”:如何行动和怎样行动。可东方的中国,无论是处于主导地位的儒家,还是佛家、道家,他们的共同点也只有一个,那就是“消隐”:如何消隐和怎样消隐。消隐一词有多种解释:夹着尾巴做人,不可标新立异,逆来顺受,难得糊涂,守规矩和顺从听话,事不关己高高挂起,缺乏参与和干预生活的胆识、勇气、素质、氛围、环境。在美国,企事业单位应用文的写作者,不仅是懂得、熟悉这一部门的专家,而且对所写的内容有自己的主见、见解。即使是写作遵命性的应用文——政府或公司的决定,写作者发现问题或不足、不周全,就及时提出,以便上级收回或更正决定。有的撰写者一方面按规定的内容起草决定,另一方面写出修改、更正的意见,作为“附言”或正式报告一同呈上,成为决策层、决策者进行科学决策的重要参考依据。

    政府部门的应用文撰写者以国家主人翁的意识、心态、责任进行写作,企业中的应用文撰写者以企业主人翁的意识、心态、责任进行写作,就能积极、主动地介入到所写的内容中去,对什么问题、怎样产生、如何发展、应该如何解决等等,取一种积极干预、参与的态度,而不是以旁观者的身份站在社会生活激流的岸边,更不是唯命是从做文字起草的工具。随着文化、科学知识的普及,人民整体素质的提高,人们关心社会、关心国家、关心世界的欲望、理念愈来愈强烈。社会的安宁,国家的强盛,人民的生活,世界的和平,似乎人人有责。因而,在应用文写作中,即便是朋友间的书信交往,也折射出这种责任感。

    (作者单位:湖北大学国际贸易系)

 

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